Reading Time: 8 minutes

Có một quy trình chung về viết không?

Viết là hoạt động sáng tạo và bị chi phối bởi yếu tố cảm xúc rất nhiều. Thế nhưng, để viết hiệu quả, đảm bảo chất lượng bài viết cũng như hiệu suất viết, chúng ta nên lập cho mình một quy trình viết. Liệu có quy trình chung có thể áp dụng cho tất cả người viết hay không? Bạn hãy kiên nhẫn đọc tiếp bài viết bên dưới nhé.

Đầu tiên, chúng ta cần thống nhất khái niệm về quy trình

Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị). Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh.

Thói quen là một chuỗi phản xạ có điều kiện do rèn luyện mà có. Phản xạ có điều kiện là những hành vi được lặp đi lại nhiều lần trong cuộc sống và rèn luyện

Nghi thức là một chuỗi các hoạt động liên quan đến cử chỉ, lời nói, hành động hoặc đối tượng, được thực hiện ở một nơi được sắp xếp theo thứ tự và theo một trình tự được thiết lập

Lướt qua ba khái niệm trên, tôi nhận thấy người viết nào cũng đang viết theo quy trình, chỉ là mọi người đang khái niệm hoá khác nhau về chúng. Chẳng hạn, nếu câu hỏi đổi thành bạn có nghi thức/thói quen khi viết bài không? Tôi nghĩ lượng câu trả lời là “Có” sẽ rất nhiều so với câu hỏi với từ khoá “quy trình”. Bởi đa phần tâm lý chung, con người không thích bị ràng buộc bởi những quy định, khuôn khổ.

Theo tôi, quy trình viết bài giống như việc mua lương thực, thực phẩm hằng ngày.

Khâu lấy đi nhiều thời gian trong việc này có lẽ là câu hỏi kinh điển “Ngày mai ăn gì?” giống như việc chọn chủ đề, tìm ý tưởng để viết.

Khi xác định được danh sách các món cần nấu cũng như chủ đề để viết. Tiếp theo, tôi sẽ xem danh sách những loại thực phẩm mình mua: ví dụ như rau xanh, thịt sẽ mua ở siêu thị, tôm cá sống sẽ mua ở chợ truyền thống. Tuỳ tính chất bài viết, tôi sẽ lập hoặc không lập kế hoạch hay sử dụng dàn ý.

Cụ thể, tôi sẽ lập dàn ý đối với những bài viết thuộc dự án sách, bài trong nhóm mang tính chất học thuật, cần nghiên cứu. Còn lại các bài đơn giản và có sẵn câu trả lời trong đầu hay thiên về cảm xúc thì nội dung sẽ được triển khai một mạch khi tôi cầm bút.

Nếu không có danh sách thực đơn trong tuần, chúng ta vẫn hoàn thành được việc đi chợ nhưng lượng thời gian bỏ ra lúc bấy giờ sẽ tiêu tốn rất nhiều so với việc hoạch định sẵn. Bởi khi đi mua hàng không có dự định trước, chúng ta sẽ dễ sa đà, lượn lờ, mua hàng không chủ đích và ngược lại.

Tương tự, nếu có quy trình viết, tôi chỉ việc lần lượt hoàn thành các đầu mục công việc lên ý tưởng, lập dàn ý, biên tập mà không cần suy nghĩ làm việc gì trước, việc gì sau hay đang làm việc a lại chuyển sang việc b.

Chi tiết hơn một xíu, sau khi việc mua hàng hoá đã hoàn thành.

Nếu tôi phân loại và sơ chế sẵn các loại rau củ quả thành từng khẩu ăn sẵn chờ nấu, đến lúc nấu chỉ cần làm chín thực phẩm.

Giống việc các ý tưởng đã được lên sẵn theo từng phân đoạn dựa trên dàn ý bài viết thì nhiệm vụ người viết lúc bấy giờ chỉ cần ráp nối lại là xong.

Quy trình viết bạn đang áp dụng cho bản thân là gì?

Tôi có một gợi ý cho mọi người đó là áp dụng PDCA (Plan – Do – Check -Action) vào quy trình viết.

Vòng tròn PDCA là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950.
Về sau, PDCA được áp dụng rộng rãi ở các công ty, trong đó có công ty mình từng làm việc. Vòng tròn này được sử dụng nhiều nhất trong các ngành cần quản lý hệ thống chất lượng liên tục như các công ty có áp dụng hệ thống đo lường chất lượng ví dụ ISO.

Trong quá trình thực hành viết, tôi đã nghĩ tới quy trình này khi thấy nó khá giống và phù hợp với các bước mình triển khai khi viết bài.

(1) Plan – Lập kế hoạch:

Nhận chủ đề từ yêu cầu khách hàng, từ admin trong một cộng đồng viết lách, từ bản thân (viết cho chính mình).
Liệt kê sơ bộ những vấn đề cần giải quyết.
Thông thường, khâu này là mình có câu trả lời/ đáp án mà chủ đề đưa ra, vì đa phần mình đi theo hướng diễn dịch, trong khâu tổ chức thông tin bài viết.

Ví dụ: chủ đề viết là “ý tưởng khi viết không phải do bạn bí ý tưởng”

Thì tôi đưa ra câu trả lời ngay ban đầu như sau:

Ý tưởng được viết ra như khinh khí cầu…
Ý tưởng giữ lại trong đầu như bong bóng bay đụng trần…
Thường là những câu tôi đưa làm quotes trong hình ảnh sẽ là vấn đề chính tôi đặt ra để đi giải quyết.
Ngoài lập kế hoạch cho nội dung bài viết thì tôi cũng lên kế hoạch deadline cho bài. Việc này rất quan trọng, hầu như mọi mặt trong cuộc sống, tôi đều bổ nhỏ khối lượng công việc theo thời gian dự kiến hoàn thành. Nôm na, tôi luôn có thói quen nhìn đồng hồ để canh giờ thực hiện công việc nào đó. Vì vậy, tôi đảm bảo được kế hoạch deadline theo dự định.
Việc lập kế hoạch về thời gian hoàn thành và thực hiện bài viết giúp tôi tăng năng suất, tiết kiệm thời gian viết rất nhiều.

Ví dụ: tôi có lịch đăng bài vào buổi tối thì những khoảng thời gian trống buổi sáng, tôi nghĩ trước ý tưởng, buổi trưa viết bài nháp, buổi tối hoàn thiện và công khai bài viết.

(2) Do – Thực hiện:

Lên cấu trúc bài viết

*Mở bài : đặt vấn đề thông thường tôi dùng câu hỏi gợi mở độc giả liên tưởng tham gia trả lời khi vừa đọc bài/ khẳng định đáp án và triển khai theo lối diễn dịch.

*Thân bài:

Đưa ra những gạch đầu dòng là những ý chính
Tiếp tục đưa ra những ý nhỏ hơn, chi tiết hơn để gắn vào các ý chính trên
Đặt ngược lại vấn đề ở nhiều góc độ để xử lý hết ngóc ngách đưa ra (đôi khi tự mình phản biện tạo tình huống xung đột để cho độc giả thấy được việc giải quyết tình huống cặn kẽ của mình.

*Kết bài:

Chốt phương án, câu trả lời cuối. Gợi mở các hướng suy nghĩ khác từ độc giả.
Ở khâu này, cái khó là nhiều lúc tôi không tìm được câu trả lời cho các vấn đề đưa ra. Hoặc thiếu dẫn chứng để giải quyết triệt để các khía cạnh. Những lúc chững bút như này, tôi sẽ thử thêm 2, 3 lần trong một khoảng thời gian chờ ví dụ 30 phút mà cảm thấy không được nữa, tôi sẽ đóng máy dừng. Đi uống nước, vệ sinh, đại khái là thoát khỏi không gian viết hiện tại một lúc. Sau đó trở lại để tiếp tục viết, đầu óc sẽ “khoáng đãng” hơn, suy nghĩ được nhiều thứ hơn.
Nên nếu không áp lực deadline, giữa các bước trong quy trình nên có khoảng thời gian nghỉ để lấy năng lượng viết tiếp các khoảng sau.

(3) Check – Biên tập:

Thường ngoài bộ công cụ cơ bản (soát lỗi chính tả, lỗi đánh máy, cắt từ/câu thừa, thêm từ/câu…), động tác tôi thực hiện nhiều lần nhất trong đoạn này là nhóm những đứa con lạc mẹ về cùng một chỗ giúp tôi hạn chế được tình trạng đánh bắt xa bờ (lan man).

Việc nhóm các ý cùng nội dung về một chỗ giúp cấu trúc bài viết chặt chẽ và hệ thống.

Dù là viết theo cấu trúc sẵn có nhưng ý tưởng lại là một đối tượng mang tính tự do. Vì vậy, trong khi dàn trải ý ra, tôi sẽ để cảm xúc được thả nổi. Đồng nghĩa khi viết những chi tiết bổ sung cho ý chính 1, nhưng lại có liên quan ý chính 3, tôi vẫn tiếp tục gõ cho hết mạch ý trong đầu. Vì nếu dừng lại chỉnh sửa, có thể dòng chảy ý tưởng của mình bị gãy. Sau khi đã viết hết ý cần viết, tôi sẽ rà lại một lượt, mang những chi tiết thuộc ý chính nào về một chỗ.

(4) Act – Điều chỉnh

Bước này gần như bước biên tập lần 2, lần 3.
Khi biên tập lại bằng cách này, tương tự như nút Double check trước khi xuất bản bài viết công khai. Nếu thấy chỗ nào chưa hoàn chỉnh thì tiếp tục chỉnh sửa và đi lại các bước như trên. Đồng nghĩa nếu có chỗ chưa ổn thì chúng ta sẽ đi lại 1 vòng PDCA mới cho việc điều chỉnh, có thể là một hướng đi khác cho bài viết thay vì ý tưởng gốc ban đầu.

Về cơ bản, tuỳ thể loại, 4 vòng tròn trong chu trình này sẽ được thực hiện đầy đủ các bước hoặc bỏ qua một số bước. Ví dụ: nếu viết journaling, tôi sẽ bỏ qua khâu nghiên cứu vì chủ yếu viết theo cảm xúc của chính mình.

Câu hỏi mọi người thường thắc mắc:

“Bạn có vừa viết vừa chỉnh sửa không? Hay viết trước rồi mới sửa? Bạn có nghĩ mình nên thử thay đổi trong việc viết/sửa để viết nhanh hơn không?”

Dù là viết theo cấu trúc sẵn có nhưng ý tưởng lại là một đối tượng mang tính tự do. Vì vậy, trong khi dàn trải ý ra, tôi sẽ để cảm xúc được thả nổi. Đồng nghĩa khi viết những chi tiết bổ sung cho ý chính 1, nhưng lại có liên quan ý chính 3, tôi vẫn tiếp tục gõ cho hết mạch ý trong đầu. Vì nếu dừng lại chỉnh sửa, có thể dòng chảy ý tưởng của tôi bị gãy. Sau khi đã viết hết ý cần viết, tôi sẽ rà lại một lượt, mang những chi tiết thuộc ý chính nào về một chỗ.

Tôi thấy viết xong rồi sửa vừa bảo đảm bắt lấy được nhiều ý tưởng chạy ngang đầu trong quá trình brainstorming, vừa tiết kiệm thời gian biên tập đơn lẻ từng đoạn. Điều này lại giống như việc dọn dẹp trong nấu ăn. Nấu xong xuôi hết, tôi sẽ tổng vệ sinh bếp một lần ở buổi nấu đó, thay vì cứ mỗi cắt rau xong dọn, thái thịt xong dọn rất lỉnh kỉnh.

Tóm lại, quy trình nếu sử dụng đúng và linh hoạt trong từng mục đích, thể loại sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho người dùng. Như câu nói của Napoleon Hill:

“Suy nghĩ xuất hiện đầu tiên; rồi ý nghĩ được tổ chức, trở thành ý tưởng và kế hoạch; sau đó là biến những kế hoạch đó trở thành hiện thực. Điểm bắt đầu, như bạn sẽ thấy, nằm trong trí tưởng tượng của bạn”.

Hoạt động viết luôn phối hợp nhịp nhàng cả lý tính và cảm tính. Thêm nữa, chẳng có quy trình nào mãi mãi phù hợp với mọi thời điểm. Vậy nên, dù lập được quy trình rõ ràng, giả sử gọi là ổn đi nữa thì mọi người cũng nên thường xuyên đánh giá hiệu quả của quy trình khi viết trong quá trình viết để tối ưu chất lượng và năng suất viết.